Comment organiser la formation en entreprise ?

La formation est aujourd'hui un véritable enjeu RH (grosse pression). Elle permet d'anticiper les besoins de demain, de renforcer les liens entre les collaborateurs et d'agir sur la marque employeur. Ok, son rôle et son importance ne sont plus à prouver. Mais alors, comment s'y mettre ? Focus sur les modalités d'une bonne formation, les obligations légales de l'entreprise et les différentes possibilités à envisager. Suivez le guide.

L'importance de faire le point sur les compétences des collaborateurs

Encourager vos collaborateurs à acquérir de nouvelles compétences est un enjeu stratégique, un levier de performance. Bonne nouvelle, il s'agit justement de la promesse des formations. Vous pensez que tout est parfait ? Oui et non ! Parce que proposer une formation ne suffit pas. Il est tout d'abord nécessaire de faire le point sur les compétences du collaborateur concerné. Il n'y a rien de pire que de l'envoyer se former sur un sujet qui ne le concerne pas/ ne l'intéresse pas/ n'est pas à sa portée/ ne lui offre aucune possibilité d'évolution (rayez la mention inutile).

Entreprise : connaissez-vous vos obligations légales en matière de formation ?

Plus qu'une récompense, la formation est avant tout un droit pour les salariés. La loi est très claire à ce sujet, elle stipule que "l'employeur doit donner les moyens à ses salariés d'évoluer professionnellement" (arrêt de la Cour de cassation du 5 juillet 2018). Cela se traduit dans les faits par différentes obligations :

  • L'entreprise doit participer au financement des actions de formation des collaborateurs via une taxe annuelle. On l'appelle taxe annuelle pour participation à la formation professionnelle
  • Elle doit également permettre à chaque salarié de recevoir la formation nécessaire lui permettant de s'adapter aux évolutions de son poste
  • Elle doit également offrir un entretien individuel tous les 2 ans à chaque collaborateur pour faire le point sur ses compétences. Y sont discutées ses possibilités d'évolution, avec l'obligation d'engager des formations pour y parvenir

Former en interne ou en externe, quelle est la meilleure solution ?

Impossible de trancher dans le vif du sujet ou de classer comme plus pertinente l'une ou l'autre des solutions. Les formations en interne ou en externe ont chacune des avantages, correspondant plus ou moins aux besoins du salarié et aux possibilités de l'entreprise.

La formation en interne

L'entreprise est libre de former ses collaborateurs via des ressources humaines internes ou en faisant appel à un prestataire extérieur. Dans le premier cas, elle reste maîtresse de la formation, définissant elle-même les objectifs ou le contenu. Il est alors indispensable d'en définir parfaitement les contours en établissant un cahier des charges. Elle doit néanmoins pouvoir disposer d'une structure dédiée, dotée du matériel nécessaire. La formation doit également être pleinement intégrée à l'organisation interne de l'entreprise. Ce service s'accompagne de plannings dédiés ainsi que d'une équipe spécialement affectée à cette mission.

La formation en externe

En optant pour cette formule, l'entreprise confie la formation à un organisme extérieur. Les collaborateurs sont généralement conviés dans les locaux de ce dernier. L'entreprise est alors déchargée de toute démarche.

Quelles sont les modalités de la formation ?

Il existe aujourd'hui de nombreux dispositifs pour financer et/ou accompagner un collaborateur lors de sa formation. En optant pour une formation en interne, vous devrez impérativement établir un cahier des charges, un programme, etc. Il est également possible pour l'entreprise de choisir entre une formation à distance ou en présentiel, entre une session individuelle ou de groupe. Le choix dépend des besoins de chaque salarié et des objectifs finaux.

Le cahier des charges

Pour assurer un bon suivi des collaborateurs et mesurer les retours sur investissement de la formation, le cahier des charges doit contenir des indicateurs et des informations précises :

  • Le budget alloué à ce poste,
  • L'objectif précis de la formation,
  • Le programme complet,
  • Le mode d'organisation,
  • La méthode d'évaluation de la formation, etc.

Le programme de formation

Pour être considérée comme sérieuse, la formation en interne doit s'accompagner d'un certain nombre de pièces, à l'image d'un programme complet. Ce dernier contient différentes informations :

  • L'intitulé exact,
  • La durée de la formation,
  • Les objectifs et le séquençage de son contenu,
  • Le lieu,
  • Les identités et statuts des intervenants,
  • Les conditions d'organisation (formation à distance, en groupe, etc.),
  • Les modalités d'évaluation et les méthodes pédagogiques.

Qu'est-ce que peut apporter la formation en entreprise ?

A quand remonte votre dernière formation ? Euh… vous mettez plus d'une minute à répondre ? Voilà le signe qui ne trompe pas ! Vous avez carrément trop attendu depuis la dernière. Car, plus qu'une obligation légale, la formation est enrichissante. C'est un concept gagnant-gagnant pour le salarié et son entreprise. Vous voulez savoir pourquoi ? Bon ok, on vous dit tout.

Ce que la formation peut faire pour vous

Pensée à l'image de l'entreprise, la formation en incarne les valeurs. Ses avantages sont donc multiples pour les salariés, mais également pour les équipes RH et les dirigeants (gagnant-gagnant, on vous dit).

Pour l'entreprise

Plus qu'une récompense pour les collaborateurs, la formation fait partie intégrante de la stratégie d'une entreprise. Elle permet d'agir à différents niveaux :

  • Elle prépare certains collaborateurs aux missions, aux enjeux de demain
  • Elle met en avant des parcours spécifiques, motivant les équipes à évoluer au fil du temps
  • Elle permet de communiquer sur la culture d'entreprise, sur ses valeurs
  • Elle facilite l'onboarding des petits nouveaux
  • Elle ajoute à l'attractivité de l'entreprise, facilitant le recrutement

Pour les salariés

Peu de salariés savent que la formation leur est régulièrement accessible. Certains (les plus motivés) l'attendent avec impatience. D'autres la redoutent, souvent déçus par un mauvais choix de la hiérarchie en matière de contenu. Pourtant, elle offre bien des avantages pour le salarié, lorsqu'elle est en adéquation avec ses attentes :

  • Elle permet de gagner des compétences, d'évoluer en interne
  • Elle vous rend plus performant, plus autonome
  • Elle renforce votre confiance en vous
  • Elle est synonyme de reconnaissance de la part de vos managers
  • Elle vous offre l'opportunité de vous adapter aux évolutions technologiques
  • Elle vous rend plus polyvalent

La formation, un véritable enjeu pour l'entreprise

Pour les équipes RH, la formation est un formidable levier d'action. Elle assure l'employabilité de tous les collaborateurs, facilitant également leur mobilité en interne. Avec la démocratisation du télétravail, elle peut également être utilisée pour resserrer les liens. Nombreuses sont les entreprises qui ont fait le choix de mettre en place des programmes de partage de compétences. Résultat ? Les échanges entre les salariés concernés sont fluides, la confiance entre les équipes est totale.

De même, il est souvent intéressant de mélanger les profils lors d'une même formation. C'est ainsi le meilleur moyen d'appuyer les valeurs, de créer un sentiment d'appartenance, de donner du sens aux missions menées par l'entreprise. Pour autant, il est crucial de bien la choisir. Pour être bénéfique, une formation doit impérativement correspondre aux compétences, aux qualités et aux points de progrès de la personne concernée. Les équipes RH doivent réussir à légitimer la formation auprès des équipes, à la rendre attractive. Elle doit donc être pensée sur le long terme, avec des suivis, des mesures de performance, etc.

Offrir une formation à un collaborateur s'accompagne également d'une certaine reconnaissance. Aucune équipe RH ne s'attache à développer les compétences d'un salarié non méritant. C'est au contraire le signe que ses qualités professionnelles sont appréciées, que la hiérarchie souhaite les développer. C'est ici un vrai message d'encouragement qui est diffusé aux équipes. "On croit en toi, on mise sur toi". Voilà un beau moyen de fidéliser les recrues.

La formation intervient dès le recrutement

Si elle concerne avant tout les collaborateurs en poste, la formation s'invite dès la phase de recrutement. Il est alors nécessaire de l'intégrer dans la marque employeur. Elle devient ainsi un argument de poids pour séduire de nouveaux talents. En intégrant l'équipe, le candidat est assuré de voir ses compétences s'accroitre. Il peut s'attendre à être épaulé, parfaitement intégré et toujours valorisé. Mais attention ! Il est ici crucial de jouer la transparence et ne pas trop marketer la formation. Le recrutement c'est bien, la fidélisation c'est mieux.

En matière de formation, les équipes RH doivent sans cesse innover. Le marché du travail évolue à une vitesse folle, s'accompagnant chaque fois de nouveaux enjeux. A elles d'imaginer les compétences nécessaires demain pour suivre les tendances, pour répondre aux besoins de développement de l'entreprise tout en séduisant de nouveaux candidats.


6 bonnes raisons d’investir dans la formation de vos employés

La formation en entreprise est un sujet sensible : beaucoup d’employés pensent qu’elle est insuffisante, voire carrément absente. Les résultats d’une étude récente interrogeant plus de 1.400 personnes montraient que la moitié d’entre eux (49%) ne trouvaient pas que leur employeur leur offre assez d’opportunités de formation et de développement.

Et pourtant, l’introduction permanente de nouvelles technologies dans une entreprise signifient qu’il incombe à l’employeur de toujours avoir une longueur d’avance. Voici 6 raisons qui font de la formation au travail un élément si important.

Des employés plus performants
Cela semble évident : un employé recevant une formation approfondira son savoir-faire, et sera donc plus performant au travail. Cette règle s’applique à n’importe quel secteur, département et niveau des employés de votre entreprise.

Grâce à des formations régulières, vous remarquerez également que vos employés ont de plus en plus confiance en eux, et saisissent de mieux en mieux les enjeux de votre industrie, le but de votre entreprise et les responsabilités de leur propre poste.

Une meilleure compréhension du business
Si votre entreprise comprend plusieurs départements, il est intéressant de créer un environnement collaboratif qui encourage les membres de chaque équipe à apprendre les uns des autres. Si une formation est proposée à l’une de vos équipes, n’hésitez pas à l’ouvrir à toute l’entreprise. Vous pourriez être surpris de constater le nombre de personnes intéressées à l’idée d’en savoir un peu plus sur une partie du business qui ne les concernait pas initialement.

Si vos employés développent une vision d’ensemble, ils se sentiront plus responsables et plus impliqués dans l’atteinte des objectifs de l’entreprise.

Moins de turnover

Un certain turnover au sein de vos employés est tout à fait normal. Il est même sain pour une entreprise d’intégrer de nouvelles personnes et de nouvelles idées à leur activité. Mais un roulement du personnel trop important peut aussi perturber l’activité et faire perdre de l’argent à votre entreprise. Investir dans des formations plutôt que dans le recrutement de nouveaux profils est un moyen bien plus efficace de dépenser votre argent. En apprenant des choses qui aideront leur carrière à se développer, vos employés se sentiront valorisés, et seront ainsi plus loyaux.

Une meilleure mobilisation des employés
Un employé ne recevant pas assez de formation verra forcément sa mobilisation et son ambition diminuer. La grande majorité de vos employés appréciera l’opportunité d’apprendre : il est toujours plus agréable de travailler dans un endroit où tout semble nouveau, plutôt que stagnant et peu inspirant. A force devoir exécuter les mêmes tâches tous les jours sans aucune évolution à l’horizon, leur niveau de motivation descendra en flèche.

Développer le business
Des sessions de formation régulières permettent à vos équipes de rester à l’avant-garde ; parfait pour des PME voulant devancer la concurrence ! Encouragez vos différents départements à garder un œil sur les nouveautés qui les concernent particulièrement, et lorsque quelqu’un repère quelque chose de particulièrement intéressant, faites-leur faire une présentation à ceux que ça intéresse ! De cette façon vous resterez au fait des dernières nouveautés, et proposerez le meilleur service à vos clients.

Améliorer vos résultats
Maintenir un niveau d’engagement des employés élevé est crucial pour booster les résultats de son entreprise ; mais de meilleures formations y contribuent aussi. C’est logique : en améliorant les compétences de vos employés (peu importe que ce soit le service client ou l’administration), ceux-ci seront meilleurs dans ce qu’ils font, ce qui veut dire plus de business pour vous !

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